GRÜNE stellen Fragen zur Haushaltsführung und zum Defizit im Altenheim
In der jüngeren Vergangenheit machte die Gemeinde Edewecht im Umgang mit den Haushaltsmitteln mehrfach schlechte Schlagzeilen, so wurde im April gemeldet, dass ein Beamter der Gemeinde 70.000 € veruntreute. Bemerkt wurde dies von Mitarbeitern einer Bank, bei einer Routineprüfung eines Kundenkontos. Wenig später war in der NWZ zu lesen, dass das Edewechter Altenheim seit 2009 eine Defizit von über 700.000 € angehäuft hat, was über 4 Jahre nicht bemerkt wurde.
Diese Vorfälle haben die GRÜNE Fraktion veranlasst, verschiedene Prüfberichte des Nds. Landesrechnungshofes und des Rechnungsprüfungsamtes des Landkreis Ammerland genauer zu betrachten. Dabei sind eine Reihe von Fragen aufgetaucht, die die GRÜNE Fraktion im nächsten Wirtschafts- und Haushaltsausschuss beantwortet haben möchte. Leider wurde über ein Prüfbericht bisher nur in aller Kürze im Verwaltungsausschuss berichtet.Wir können hier die Fragen zu diesem Komplex nicht veröffentlichen, da aus dem Verwaltungausschuss nur die Bürgermeisterin berichten darf. Wir werden an dieser Stelle die Fragen zu gegebener Zeit gemeinsam mit den Antworten nachträglich veröffentlichen.
Ferner haben wir eine Reihe von Fragen im Zusammenhang mit dem Defizit des Altenheimes, die wir ebenfalls im nächsten Wirtschaft- und Haushaltsausschuss beantwortet haben möchten:
Sehr geehrte Frau Lausch,
1.
Nach § 129 Abs. 1 Nds. Kommunalverfassungsgesetz (NKomVG) ist der Jahresabschluss innerhalb von drei Monaten aufzustellen. In diesem Zusammenhang befindet sich Edewecht in guter Gesellschaft mit anderen niedersächsischen Kommunen, denn der niedersächsische Landesrechnungshof stellt in seinem Kommunalbericht 2013 fest, dass fast keine niedersächsische Kommune einen vollständigen Jahresabschluss vorweisen konnte. Im Kommunalbericht 2013 heißt es wörtlich: „Insoweit konnten die Verwaltungen gegenüber der jeweiligen Vertretung auch im Jahr 2012 keine Rechenschaft über die Haushaltswirtschaft der vorangegangenen Jahre ablegen. Ohne Jahresabschluss fehlen den Vertretungen verlässliche Grundlagen für die haushälterischen Entscheidungen.“ Ein Indiz für die Richtigkeit dieser Feststellung ist das Defizit des Edewechter Altenheimes von über 700.000 €. Diese allgemeine Bewertung deckt sich mit dem Prüfungsbericht des Niedersächsischen Landesrechnungshofes vom 06.08.2012. Dort werden folgende wesentliche Feststellungen getroffen: „Die Gemeinde Edewecht führte ihr Haushaltswesen mit folgenden Einschränkungen ordnungsgemäß:
- Die Gemeinde Edewecht verletzte in den Jahren 2009 bis 2011 den Planungsgrundsatz der Haushaltsklarheit.
- Die Gemeinde Edewecht hielt die Fristen zum Haushaltsaufstellungsverfahren von 2008 bis 2012 nicht ein.
- Das Rechnungslegungs- und Entlastungsverfahren der Gemeinde Edewecht war durchgängig ordnungswidrig.
- Die Gemeinde Edewecht hatte sich bis zum Prüfungszeitpunkt auf die Einführung des doppischen Rechnungswesens konzentriert. Die betriebswirtschaftlichen Steuerungsinstrumente gemäß § 21 Abs. 1 GemHKVO hatte sie nicht etabliert.
In den Beschreibungen der wesentlichen Produkte fehlten die Beschreibungen konkreter Maßnahmen zur Zielerreichung.“
Seit Januar 2006 ist die Gemeindehaushalts- und -kassenverordnung (GemHKVO) in Kraft, trotzdem liegen, wie oben festgestellt, weder rückblickende noch vorausschauende verlässliche Grundlagen vor, um vergangene Haushaltsjahre bewerten zu können oder künftige zu planen.
Fragen dazu:
- Warum liegen im fünften Jahr nach der Umstellung auf das Neue kommunale Rechnungswesen noch immer keine Jahresabschlüsse vor?
- Auf welcher Basis sind die Vorberichte zu den Haushalten 2009 bis 2013 erstellt worden?
- Ist zu befürchten, dass mangels der oben genannten Grundlagen noch mehr nicht einkalkulierte defizitäre Produkte auftauchen?
- Wie wird der Kämmerer sicherstellen, dass keine weiteren nicht eingeplanten defizitären Produkte entstehen?
2.
Im Punkt „Aufbau- und Ablauforganisation der Kasse“ des Prüfungsbericht des Niedersächsischen Landesrechnungshofes wird ausgeführt, dass die Kassenaufsicht durch die Bürgermeisterin an den Kämmerer übertragen worden ist. Dieser führte dann die unvermutete Kassenprüfung bis auf eine Ausnahme immer in der dritten Dezemberdekade durch. An dieser Stelle wird moniert, dass die Kassenprüfungen berechenbar waren und somit ihre Eigenschaft der Unvermutetheit verloren haben. Zudem seinen veraltete Dienstanweisungen für die Regelung der Kassengeschäfte zur Anwendung gekommen.
Fragen dazu:
- Warum wurden die Kassenprüfungen fast immer in der dritten Dezemberdekade durchgeführt?
- Hätten mit einer echten unvermuteten Prüfung die Veruntreuung von 70.000 € verhindert werden können?
- Werden inzwischen echte unvermutete Prüfungen durchgeführt?
- Warum wurden veraltete Dienstanweisungen zur Regelung der Kassengeschäfte genutzt?
- Hätten gesetzeskonforme Dienstanweisungen die Veruntreuung von 70.000 € verhindern können?
- Sind inzwischen gesetzeskonforme Dienstanweisungen im Gebrauch?
3.
Hinweis:
Der Fragenkomplex zu Punkt 3 beruht auf einem Bericht des Rechnungsprüfungsamtes des Landkreis Ammerland, über den bisher nur in aller Kürze im Verwaltungsausschuss berichtet wurde. Wir können hier die Fragen zu diesem Komplex nicht veröffentlichen, da aus dem Verwaltungausschuss nur die Bürgermeisterin berichten darf. Wir werden an dieser Stelle die Fragen zu gegebener Zeit gemeinsam mir den Antworten nachträglich veröffentlichen.
4.
Im Vorbericht des Haushaltplanes für 2013 heißt es zur „Entwicklung der Haushalte“, man könne die Jahre 2009 bis 2012 auf Grund der verschiedenen Buchführungsmethotiken nicht mit den vorangegangenen Jahren vergleichen. Im Weitereren ist nur von Haushaltsvolumina und der Liquiditätslage die Rede. Ferner wurde angemerkt, dass erhebliche Finanzmittel kurzfristig angelegt wurden.
Fragen dazu:
- Ist es richtig, dass die wirtschaftliche Lage der Gemeinde lediglich anhand der liquiden Mittel beurteilt wurde?
- Wodurch wurde ohne Jahresabschluss/Bilanz sichergestellt, dass diese Mittel wirklich in Besitz der Gemeinde waren bzw. sind?
- Wann wird die Verwaltung die ausstehenden Jahresabschlüsse vorlegen?
5.
In dem Kommunalbericht 2013 ist bei den kommunalen Investitionsmaßnahmen festgestellt worden, dass überwiegend Investitionsentscheidungen ohne Nachweise der Wirtschaftlichkeit getroffen wurden: „Die sieben geprüften Kommunen verstießen in 102 von 157 ausgewählten Fällen bei der Veranschlagung von Investitionsmaßnahmen gegen § 12 Gemeindehaushalts- und – kassenverordnung. Wirtschaftlichkeitsvergleiche und Folgekostenbetrachtungen fehlten oder waren unvollständig. Die Kommunen stellten damit nicht sicher, dass sie den wirtschaftlichsten Weg gewählt hatten, um das Investitionsziel zu erreichen.“ Weiter wird empfohlen, Kommunen sollten vor einer Beschlussfassung über Investitionen von erheblicher finanzieller Bedeutung unter mehreren in Betracht kommenden Möglichkeiten die für sie wirtschaftlichste Lösung durch einen Wirtschaftlichkeitsvergleich ermitteln (§ 12 Abs. 1 S. 1 Gemeindehaushalts- und –kassenverordnung [GemHKVO ]). Dazu seien allgemeingültige Kriterien darüber festzulegen, unter welchen Bedingungen Investitionen wesentliche Bedeutung haben.
Fragen dazu:
- Existieren in der Gemeinde Edewecht die allgemeingültigen Kriterien zu den Bedingungen über die erhebliche finanzielle Bedeutung von Investitionsmaßnahmen?
- Wird die Wirtschaftlichkeitsprüfung vor jeder dem Rat vorgelegten Investitionsentscheidung durchgeführt?
- Ist dies auch bei den Investitionsentscheidungen zum Altenheim Edewecht geschehen?
6. Nach der Verordnung über die Rechnungs- und Buchführungspflichten der Pflegeeinrichtungen (Pflege-Buchführungsverordnung [PBV]) § 3 haben die Pflegeeinrichtungen “ihre Bücher nach den Regeln der kaufmännischen doppelten Buchführung” zu führen und § 4 schreibt vor, wie sie ihre Jahresabschlüsse anzufertigen haben.
Frage dazu:
- Warum hat die Verwaltung nachdem klar war, dass, wie oben beschrieben, kein zeitgerechter Jahresabschluss im Jahr 2009 und in den Folgejahren erstellt wird, die Buchführung des Altenheims nicht wieder ausgegliedert, um einen separaten Jahresabschluss wie vorgeschrieben zu erstellen, wie es in den Jahren der Kameralistik zuvor auch geschehen ist?
7.
Nach dem Heimgesetzt § 11 Abs. 2 Punkt 1 haben Betreiber von Alten- und Pflegeeinrichtungen die wirtschaftliche Leistungsfähigkeit nachzuweisen und nach § 11 Abs. 2 Punkt 3 ein angemessenes Leistungsentgelt zu verlangen.
Fragen dazu:
- Wie hat die Verwaltung die wirtschaftliche Leistungsfähigkeit als Betreiber in dem Zeitraum 2009 bis 2012 nachweisen können?
- Auf welchen Grundlagen sind Pflegesatzverhandlungen in den Jahren 2009 bis 2012 durchgeführt worden, obgleich auf grund fehlender Jahresabschlüsse keine verlässlichen Daten vorlagen?
- Warum haben weder der Kämmerer noch die Bürgermeisterin interveniert, obwohl bekannt war, dass auf grund fehlender Jahresabschlüsse keine verlässlichen Daten für eine Pflegesatzverhandlung vorhanden waren?
- Waren der Kämmerer und die Bürgermeisterin über die nicht ausreichenden Ergebnisse der Pflegesatzverhandlungen zwischen 2009 und 2012 informiert?
- Wenn nein, warum nicht?
- Wenn ja, warum haben sie nicht interveniert?
Im Lichte der Veruntreuung von 70.000 € aus der Gemeindekasse und des Defizits von über 700.000 € im Altenheim bekommen die zitierten Prüfberichte ein neues Gewicht. Negative Prüfberichte wurden in der Vergangenheit von der Verwaltung oft als Spitzfindigkeiten und Anmaßungen abgetan. Diese Sichtweise wurde nur allzu oft von der Politik kritiklos übernommen. Die genannten Ereignisse haben uns zum genaueren Hinsehen veranlasst und in der Folge viele Fragen aufgeworfen.
Wir bitten um Beantwortung dieser Fragen im nächsten Haushaltsausschuss.
Mit freundlichen Grüßen
Fraktion BÜNDNIS 90 / DIE GRÜNEN
Uwe Heiderich-Willmer
[…] Die Fragen und Antworten finden Sie hier im Wortlaut […]
Nachfolgend könne sie die Antwort der Gemeindeverwaltung im Wortlaut nachlesen:
Frage 1: Warum liegen im fünften Jahr nach der Umstellung auf das Neue kommunale
Rechnungswesen noch immer keine Jahresabschlüsse vor?
Weil die bisherigen notwendigen Arbeiten zur Einführung des NKR erst abzuschließen waren und die vorhandenen personellen Ressourcen vollständig gebunden
haben.
Zunächst war als Grundlage für die Jahresabschlüsse eine Eröffnungsbilanz aufzustellen. Diese Arbeiten haben einen extrem großen Umfang gehabt. Hierüber ist in
den Gremien ergiebig wiederholt berichtet worden, so dass letztendlich nach großem Arbeitseinsatz im Oktober 2011 die Eröffnungsbilanz vom Rat verabschiedet werden
konnte. Darauf aufbauend können überhaupt erst die Jahresabschlüsse erstellt werden. Der erste doppische Jahresabschluss erfordert einer besonderer Betrachtung
und die Klärung vieler grundsätzlicher Fragen, so dass im Vergleich zu den darauf folgenden Abschlüssen ein größerer Bearbeitungszeitraum benötigt wird.
Der zeitliche Fahrplan zur Erstellung der einzelnen Jahresabschlüsse ist zwischenzeitlich immer wieder in den Gremien kommuniziert worden und im Übrigen im Detail
mit dem Rechnungsprüfungsamt abgestimmt gewesen (vgl. hierzu auch Bericht im Verwaltungsausschuss am 23.04.2013 mit der Stellungnahme des RPA; danach soll
der Jahresabschluss 2009 im September 2013 fertig gestellt werden).
Im Vergleich zu den übrigen Ammerlandgemeinden, die die Buchführung alle zum 01.01.2009 auf das NKR umgestellt haben, ergibt sich folgender Verfahrensstand:
Frage 2: Auf welcher Basis sind die Vorberichte zu den Haushalten 2009 bis 2013 erstellt worden?
Die Vorberichte sind auf der Basis der Haushaltsplandaten erstellt worden. Die Haushaltsansätze wiederum resultieren aus den Mittelanmeldungen, in die die einzelnen, jeweils verfügbaren Ergebnisse einbezogen worden sind. Insbesondere im Jahr 2009 war dies aufgrund der Umstellung nur erschwert möglich, da die bisherigen Haushaltsstellen nicht immer mit den neuen Sachkonten des NKR zu vergleichen waren. In den Jahren ab 2010 wurden die Mittelanmeldungen der Vorjahre mit
betrachtet.
Frage 3: Ist zu befürchten, dass mangels der oben genannten Grundlagen noch mehr nicht einkalkulierte defizitäre Produkte auftauchen?
Wie bereits in der Verwaltungsausschusssitzung am 23.04.2013 erläutert, werden die kostenrechnenden Einrichtungen, welche im Wesentlichen die nicht
defizitären Produkte darstellen, daraufhin überwacht, ob eine negative Entwicklung entsteht. Hierzu ist festzustellen, dass nach dem gegenwärtigen Stand eine
Kostendeckung für diese Produkte erwartet wird (z. B. Abwasserbeseitigung, Abfallbeseitigung, etc.).
Frage 4: Wie wird der Kämmerer sicherstellen, dass keine weiteren nicht eingeplanten defizitären Produkte entstehen?
Derartige Entwicklungen können nur durch die entsprechende Überwachung der Ausführung des Haushaltes sichergestellt werden, d. h., dass die Einhaltung
der entsprechenden Deckungsregeln in den jeweiligen Teilhaushalten und Produkten befolgt werden und darüber hinaus nach wie vor die Über- und Außerplanmäßigkeiten
überwacht werden. Darüber hinaus ist es die Obliegenheit eines jeden Produktteilhaushaltes- und Produktverantwortlichen auf die Einhaltung der Haushaltsansätze zu achten und hierbei auch entsprechende Einnahmepositionen im Blick zu haben. Von den insgesamt 89 Produkten des Ergebnishaushalts sind im Übrigen lediglich zehn (Jagd- und Fischereiwesen, Astrid-Lindgren-Schule, Schülerbeförderung, Soziale Einrichtungen für Wohnungslose, Soziale Einrichtungen für Aussiedler und Ausländer, Abwasserbeseitigung, Abfallbeseitigung, Konzessionsabgabe, Steuern/Zuweisungen und Umlagen und Zins- und Kreditmanagement) ohne Defizit eingeplant. Bei der überwiegenden Anzahl der Produkte bezieht sich die Überwachung insofern auf die Einhaltung des ohnehin haushaltsmäßig eingeplanten Defizits.
Frage 5: Warum wurden die Kassenprüfungen fast immer in der dritten Dezemberdekade durchgeführt?
Die Kassenprüfungen durch den Kassenaufsichtsbeamten sind in den letzten vier Jahren regelmäßig Ende Dezember durchgeführt worden. Hierbei handelt es sich um eine eher zufällige Terminierung ohne objektiven Grund. Dies lässt sich u. a. daran erkennen, dass die Prüfungen von unterschiedlichen Kassenaufsichtsbeamten
durchgeführt worden sind. Ob die Kassenprüfung allein dadurch ihre Unvermutetheit verliert, dass sie in ähnlichen Zeiträumen durchgeführt wird, lässt sich ohne weiteres im Übrigen nicht belegen.
Frage 6: Hätte mit einer echten unvermuteten Prüfung die Veruntreuung von 70.000 € verhindert werden können?
Nein, weil die Veruntreuung ganz spezifische Besonderheiten des EDVProgramms ausgenutzt hat, während eine Kassenprüfung derartige, im Hintergrund befindliche Unregelmäßigkeiten, nicht erkennen lässt. Nach § 40 Abs. 6 GemHKVO müssen die Zahlungsmittelkonten (Kasse, Bank, etc.) an jedem Buchungstag mit den Bankkonten (Kontoauszügen) abgeglichen werden. Dieser Kontenvergleich entspricht dem früheren kameralen Tagesabschluss. Die von der Kasse erstellten Tagesabschlüsse werden dem Kassenaufsichtsbeamten unverzüglich vorgelegt.
Die von dem Kassenaufsichtsbeamten durchzuführende Prüfung enthält im Wesentlichen denselben Prüfauftrag. Auf dem Tagesabschluss ist für jede Zahlungsart, also
Barkasse, Konten für jedes Girokonto, Termingeldkonto und Liquiditätskonto eine Position eingerichtet, auf dem der jeweilige Saldo abgelesen werden kann. Diese
Bestände werden dann mit den Beständen der Barkasse und den Kontoauszügen der Kreditinstitute verglichen. Anhand dieser Prüfung ließen sich die vorliegenden
Fälle der Veruntreuung allerdings nicht aufdecken, obwohl die Prüfung den Anforderungen des Landesrechnungshofes und des Rechnungsprüfungsamtes entspricht.
Derzeit werden von der Verwaltung erweiterte Prüfmechanismen, die über das gesetzliche Maß hinausgehen, erarbeitet.
Frage 7: Werden inzwischen echte unvermutete Prüfungen durchgeführt?
Wenn die Frage auf die Prüfung durch den Kassenaufsichtsbeamten abstellt, ist vorgesehen das Prüfschema zu erweitern und bei der Terminierung eine größere Bandbreite zu wählen. Im Übrigen sind die gesetzlichen Anforderungen an eine unvermutete Kassenprüfung durch die Prüfungen des Rechnungsprüfungsamtes auch in der Vergangenheit erfüllt worden.
Neben der Prüfung durch den Kassenaufsichtsbeamten besteht eine Prüfpflicht des Rechnungsprüfungsamtes gem. § 155 Abs. 1 Nr. 4 NKomVG. Die Prüfungen des Rechnungsprüfungsamtes sind in folgenden Zeiträumen durchgeführt worden:
2009 12.05. – 25.05.2009
2010 —
2011 19.01. – 20.01.2011
2012 28.03. – 29.03.2012
2013 28.01. – 29.01.2013.
Zu dem Zusammenspiel zwischen den Kassenprüfungen des Aufsichtsbeamten und des RPA führt Heinrich Albers in dem von Jörn Ipsen herausgegebenen Kommentar zum Kommunalverfassungsgesetz aus, „Das Rechnungsprüfungsamt hat regelmäßige und unvermutete Kassenprüfungen vorzunehmen. Hat eine unvermutete Kassenprüfung durch das Rechnungsprüfungsamt stattgefunden, kann sich der Kassenaufsichtsbeamte auf diese Prüfung beziehen.“ Selbst wenn man unterstellte, dass die Kassenprüfung des Kassenaufsichtsbeamten durch die zufällige Regelmäßigkeit der vergangenen Jahre ihre Unvermutetheit verloren habe, würde dies aufgrund der obigen Ausführungen vollauf den gesetzlichen Anforderungen genügen. Daneben hat Anfang 2012 eine überörtliche Kommunalprüfung durch den Landesrechnungshof stattgefunden. Auch diese Prüfung hat sich mit der Aufbau- und Ablauforganisation der Gemeindekasse auseinandergesetzt.
Frage 8: Warum wurden veraltete Dienstanweisungen zur Regelung der Kassengeschäfte genutzt?
Die Dienstanweisungen für das Finanzwesen sind nach der Einführung der Doppik in Absprache mit dem Rechnungsprüfungsamt ausdrücklich als weiterhin anwendbar erklärt worden, bis eine neue DA auf den Weg gebracht wird. Insbesondere ist in diesem Zusammenhang auf die entsprechende Anwendung der Vorschriften in Bezug auf das neue Haushaltsrecht und die bisherige Gemeindekassenverordnung hingewiesen worden.
Frage 9: Hätten gesetzeskonforme Dienstanweisungen die Veruntreuung von 70.000,00 € verhindern können?
Durch die Neufassung der DA für das Finanzwesen hätte die Veruntreuung der Gelder nicht verhindert werden können, weil die Grundprinzipien, wie bspw. die
der Trennung von Anordnung und Ausführung in beiden DA enthalten sind. Letztlich hat der ehemalige Kassenverwalter durch sein Handeln gegen diese Prinzipien
verstoßen. Hierbei ist es im Ergebnis unerheblich, ob gegen eine DA verstoßen wird, die noch nicht den aktuellen Rechtsstand im Detail erfasst hat.
Frage 10: Sind inzwischen gesetzeskonforme Dienstanweisungen in Gebrauch
Die Neufassung der DA für das Finanzwesen, die im Übrigen bereits vor den in Rede stehenden Ereignisses im Entwurf mit dem RPA abgestimmt war, ist zwischenzeitlich
in Kraft getreten. Soweit möglich und erforderlich wurden die Erkenntnisse aus den jüngsten Geschehnissen in die DA eingearbeitet.
Frage 11: Warum wurde der Zwischenbericht nicht im Rahmen eines Tageordnungspunktes mit entsprechender Vorlage vorgestellt, die Nachfragen und eine Diskussion ermöglicht hätten?
Aus Sicht der Verwaltung gab es zu dem Zwischenbericht des Rechnungsprüfungsamtes keinen besonderen Diskussionsbedarf, der die Vorstellung im Rahmen eines Berichtspunktes erfordert hätte. Im Rahmen der Mitteilungen der Bürgermeisterin ist der Sachstand zur Aufholung der Jahresbeschlüsse zuletzt in der Sitzung des Verwaltungsausschusses am 23.04.2013 berichtet worden. Grundlage für die Mitteilung war ein Bericht des Rechnungsprüfungsamtes, welcher ebenfalls vollständig als Dokument in das Ratsinformationssystem eingestellt worden ist. Die Mitteilung ist ohne Anmerkungen zur Kenntnis genommen worden. Hinweise aus der Mitte des Rates, die eine weitere Beratung erfordert hätten, gab es nicht.
Frage 12: Wird dieser Bericht noch im Rahmen einer öffentlichen Haushaltsausschusssitzung vorgestellt?
Falls der Wunsch nach einer Diskussion in öffentlicher Sitzung bestanden hätte, wäre durch einen entsprechenden Antrag ohne weiteres eine Behandlung in einem Fachausschuss oder in einer weiteren Sitzung des Verwaltungsaus schusses möglich gewesen und ist selbstverständlich auch weiterhin noch möglich.
Frage 13: Wenn nein, warum nicht?
sh. Antwort zu Frage 12
Frage 14: Warum kommt die Bürgermeisterin zu einer anderen Einschätzung bezüglich der eingesetzten Personalressourcen als das RPA?
Die Bürgermeisterin kommt nicht zu einer anderen Einschätzung. Die Feststellung des Rechnungsprüfungsamtes bezieht sich auf eine kurzfristige Aufholung der Jahresabschlüsse, die selbstverständlich nicht mit den vorhandenen Personalressourcen geleistet werden kann. In dem Bericht des Rechnungsprüfungsamtes zur Aufholung der Jahresabschlüsse werden zwei Aussagen zu den eingesetzten Personalressourcen getätigt:
– Die erste Aussage unter Punkt 2.1 bezieht sich auf eine kurzfristige Aufholung der Jahresabschlüsse auf der Basis einer im Juli 2012 geäußerten Zeitplanung.
Diese Zeitplanung hat sich zwischenzeitlich überholt, so dass die Personalressourcen bezogen auf diese kurzfristige Aufholung der Jahresabschlüsse als nicht ausreichend erachtet werden.
– Die zweite Aussage ergibt sich aus dem vorletzten Absatz zu Punkt 3. Dort heißt es, „Die für die Bewältigung der Jahresabschlüsse eingesetzten Personalressourcen
werden unter Berücksichtigung der vorgenommenen Umstrukturierungen als ausreichend angesehen.“ Diese Aussage wird von BM Lausch in ihren Mitteilungen am 3.04.2013 zutreffend zitiert und bezieht sich auf die überarbeitete Zeitplanung, welche in dem Bericht wiedergegeben wird. Die hierfür benötigten Personalressourcen sind ausreichend.
In dem Fragenkatalog werden demnach in einem ersten Schritt zwei Aussagen miteinander verglichen, die in keinem direkten Kontext zueinander stehen. Die unter
Punkt 3. des Fragenkataloges zitierte Aussage „Im Ergebnis halten wir die Planung der Gemeinde zur Aufholung der ausstehenden Jahresabschlüsse einschließlich der
Erstellung der konsolidierten Gesamtabschlüsse an 2012 für knapp bemessen und nur bei optimalen Verlauf für realisierbar.“ bezieht sich generell auf die Zeitplanung zur Aufholung der Jahresabschlüsse, welche vom RPA als knapp bemessen aber bei optimalen Verlauf realisierbar angesehen wird; die von BM Lausch zitierte Aussage bezieht sich auf die für die Aufholung der Jahresabschlüsse unter Berücksichtigung des neuen Zeitplanes erforderlichen Personalressourcen; diese werden als ausreichend angesehen.
Frage 15: Ist beispielsweise die Unmöglichkeit der Einrichtung eines Controllingsystems vor allem unter Berücksichtigung der Ereignisse ein Indiz für eine
zu geringe Personalressource?
Die Einrichtung eines Controllingsystems ist nicht unmöglich sondern war naturgemäß von vornherein als letzter Baustein in einem aufeinander aufbauenden System geplant. Zunächst ging es um die reine Einführung des NKR, insbesondere die Umsetzung des Buchungsgeschäftes einschließlich der Zahlungsabwicklung. Als nächstes hatte die Erstellung der Eröffnungsbilanz oberste Priorität. Aktuell sind die Jahresabschlüsse fertig zu stellen. Daran anschließend ist die Implementierung eines Controllingsystems vorgesehen. Umfangreichere Personalressourcen wären zumindest temporär hilfreich, wenn entsprechendes Fachpersonal mit Berufserfahrung gewonnen werden könnte. Allerdings ist in diesem Zusammenhang auch festzustellen, dass es bislang an einem strategischen Zielkonzept fehlt. Auf Drängen der Bürgermeisterin ist es zwischenzeitlich gelungen, nach dem Strategieworkshop an der Erstellung eines Gesamtkonzeptes gemeinsam mit den Ratsfraktionen weiterzuarbeiten. Das auf betriebswirtschaftlichen Grundlagen basierende Steuerungsinstrument Controlling braucht letztlich spezifische und konkrete Ziele, die mess- und überprüfbar sind. Zudem müssen diese Ziele terminiert werden. Somit setzt ein Controllingsystem im Sinne des geltenden Gemeindewirtschaftsrechts zunächst die Einrichtung entsprechender betriebswirtschaftlicher Grundlagen voraus. Diese sind mit der Einführung der Doppik grds. geschaffen worden. Wenn allerdings mit Controlling lediglich die Kontrolle der Haushaltsführung gemeint ist, dann ist dieses aufgrund der Struktur der Gemeindeverwaltung eine Aufgabe, die den jeweils Teilhaushaltsverantwortlichen und damit betrauten Sachbearbeitern obliegt.
Frage 16: Warum widerspricht die Darstellung der Bürgermeisterin im VA der von der Gemeinde selbst getätigten Aussage?
Genau dieser Sachverhalt wird in Frage 14 aufgegriffen und auch in Frage 15 bewertet. Dies ist kein Widerspruch zu der im VA getroffenen Feststellung.
Frage 17: Warum wurden nicht frühzeitig Bemühungen angestellt, um ausreichend Personal für die notwendigen Aufgaben für Umstellungen auf die Doppik
zu rekrutieren bzw. zu schulen?
Im Vorfeld dieser „Jahrhundertaufgabe“ ist – wie in allen übrigen Kommunen – der damit tatsächlich verbundene Aufwand nicht vorhersehbar gewesen. Die Gemeinde Edewecht hatte sich dem sogenannten Geleitzug der KDO mit weiteren Ammerländergemeinden angeschlossen, um gerade hier entsprechend begleitet zu werden und auf Erfahrungen anderer aufbauen zu können. Tatsächlich gab es in der Fläche keine entsprechenden Erfahrungen bezüglich des tatsächlichen Aufgabenumfanges, so dass auch derartige Einschätzungen – gerade auch im Hinblick auf die Erstellung der Eröffnungsbilanz – nicht zur Verfügung standen. Gleichwohl ist festzustellen,
dass die Verwaltung entsprechende Kräfte für die Umstellung auf die Doppik eingesetzt hat, die über den in der Kameralistik vorhandenen Personaleinsatz weit
herausgingen. War damals neben dem Kämmerer und seinem Stellvertreter eine halbe Stelle für die Aufgaben der Haushaltssachbearbeitung eingerichtet und besetzt,
sind es nun neben Kämmerer und Stellvertreter insgesamt zwei Vollzeitkräfte.
Daneben stand während der Erstellung der Eröffnungsbilanz neben dem dafür weitestgehend freigestellten stv. Amtsleiter eine weitere Stelle für diese Arbeiten zur
Verfügung. Im Hinblick auf die erforderlichen Personalressourcen ist im Übrigen noch darauf hinzuweisen, dass nach Abschluss der Arbeiten zur Aufholung der Jahresabschlüsse naturgemäß eine Neustrukturierung der Aufgaben in dem Bereich erfolgen muss. Hierbei ist dann zu ermitteln, wie groß der Umfang der frei gewordenen Personalstunden ist und welchen Stundenumfang/Personalbedarf das Controlling umfassen muss.
Frage 18: Warum wurde der Spielraum für die Einführung der DOPPIK bis 31.12.2011 nicht genutzt, um sinnvoller Weise erst die Steuerungselemente gem. § 21 Abs. 1 GemHKVO umzusetzen.
Die Ausnutzung eines vermeintlichen Spielraumes hätte nichts an der Reihenfolge der Einführung einzelner Elemente geändert, weil zunächst die erforderlichen
Grundlagen geschaffen werden müssen. Die ersten Informationen zur Einführung eines kommunalen Haushaltsrechts auf der Basis der doppelten Buchführung sind im Dezember 2001 in der Sitzung des Wirtschafts- und Haushaltsausschusses mitgeteilt worden. In der Sitzung des Wirtschafts- und Haushaltsausschusses am 20.01.2004 ist sodann ein Beschlussvorschlag erarbeitet worden, der die Einführung der Doppik für die Jahre 2008/2009 vorsieht. Vorausgegangen sind dieser Beschlussempfehlung Überlegungen, die Doppik bei den Ammerlandgemeinden möglichst einheitlich einzuführen. Diesem Vorschlag ist der Rat der Gemeinde Edewecht in seiner Sitzung am 22.03.2004 gefolgt.
Am 05.12.2005 hat der Rat der Gemeinde Edewecht diesen Vorschlag ergänzt um die Möglichkeit, die Anwendung des damaligen Haushaltsrechts bis zum Ende des Übergangsrechts anzuwenden. Dieser Beschluss war erforderlich, weil die Möglichkeit nach dem 31.03.2006 nicht mehr gegeben war und dies keinen grds. Einfluss
auf die zuvor getroffene Entscheidung hatte. Im Übrigen wird auf die grds. Aussagen zum Controlling in der Antwort zu Frage 15 verwiesen.
Frage 19: Ist es richtig, dass die wirtschaftliche Lage der Gemeinde lediglich anhand der liquiden Mittel beurteilt wurde?
Nein, die Heranziehung des Liquiditätsstandes ist zunächst ein wichtiges Instrument zur Beurteilung der wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit der Gemeinde, weil hierdurch der Finanzhaushalt als Saldo abgebildet wird. Hierbei ist auch zu berücksichtigen, dass alle Einzahlungen und Auszahlungen aus dem laufenden Verwaltungsbetrieb ebenfalls im Finanzhaushalt nachgewiesen werden müssen. Gleichwohl wurde selbstverständlich anhand von Statusberichten zum Gesamthaushalt sichergestellt, dass keine „Schieflage“ für den Gesamthaushalt entstehen kann. In diesem Zusammenhang ist besonders zu erwähnen, dass die Gemeinde Edewecht durch ihre im Vergleich zu vielen anderen Kommunen zahlreichen und umfangreichen Investitionen bei der Vorbereitung des Jahresabschlusses erhebliche Arbeiten zu verrichten hat. Hierbei geht es insbesondere um die Auflösung der sogenannten „Anlagen im Bau“-Konten.
Frage 20: Wodurch wurde ohne Jahresabschluss/-bilanz sichergestellt, dass diese Mittel wirklich im Besitz der Gemeinde waren bzw. sind?
Wenn mit dieser Frage gemeint ist, ob die liquiden Mittel einer sonstigen Bindung unterliegen, ist dieses berücksichtigt worden. So sind beispielsweise
Haushaltsreste, Überschüsse aus den kostenrechnenden Einrichtungen, Verbindlichkeiten etc. bei der Beurteilung der wirtschaftlichen Lage zu berücksichtigen. Das
Ergebnis dieser Betrachtung befindet sich auch im Haushaltsplan, welcher in den vergangenen Jahren die Gemeinde im Übrigen in die Lage versetzt hat, vorhandene
Liquidität auch für Investitionen einzusetzen.
Frage 21: Wann wird die Verwaltung die anstehenden Jahresabschlüsse vorlegen?
Hierzu wird auf den o. a. zitierten Zwischenbericht des Rechnungsprüfungsamtes hingewiesen. Weiterhin wird wiederholt mitgeteilt, dass der Jahresabschluss
2009 im September 2013, der Jahresabschluss 2010 im Dezember 2013, der Jahresabschluss 2011 im März 2014, der Jahresabschluss 2012 im Juni 2014 und der Jahresabschluss 3013 im September 2014 erstellt sind (sh. Anlage zur Sitzung des VA am 23.04.2013).
Frage 22: Existieren in der Gemeinde Edewecht die allgemein gültigen Kriterien zu den Bedingungen für die erhebliche finanzielle Bedeutung von Investitionsmaßnahmen?
Zu jeder erheblichen Investitionsmaßnahme findet eine Beratung in den Gremien statt. Zuvor werden die Fragen der Wirtschaftlichkeit insbesondere im
Hinblick auf die resultierenden jährlichen Aufwendungen beurteilt und in die Entscheidung einbezogen.
Frage 23: Wird die Wirtschaftlichkeitsprüfung vor jeder vom Rat vorgelegten Investitionsentscheidung durchgeführt?
Sofern Maßnahmen nicht zwingend gesetzlich gefordert sind, berücksichtigt die Verwaltung bei ihrem gesamten Handeln stets den Grundsatz, möglichst wirtschaftlich vorzugehen. Insofern werden auch dem Rat zur Entscheidung vorgelegte Investitionsmaßnahmen einer derartigen Betrachtung unterzogen und das Ergebnis in die Gremien eingebracht.
Frage 24: Ist dies auch bei den Investitionsentscheidungen zum Altenheim Edewecht geschehen?
Die unter Ziffer 23. genannten Grundsätze gelten auch für das Alten- und Pflegeheim. Allerdings sind in diesem Bereich in den letzten Jahren lediglich Sanierungsmaßnahmen und keine erheblichen Investitionen durchgeführt worden.
Frage 25: Warum hat die Verwaltung nachdem klar war, dass, wie oben beschrieben, kein zeitgerechter Jahresabschluss im Jahr 2009 und in den Folgejahren
erstellt wird, die Buchführung des Altenheimes nicht wieder ausgegliedert, um einen separaten Jahresabschluss wie vorgeschrieben zu erstellen, wie es in den Jahren der Kameralistik zuvor auch geschehen ist?
Durch eine Separierung des Jahresabschlusses für das Alten- und Pflegeheim hätte sich an dem abzuarbeitenden Gesamtumfang zur Erstellung der Jahresabschlüsse
nichts geändert, weil die gesetzlichen Fristen für die Erstellung der Abschlüsse in den kommunalverfassungsrechtlichen Vorschriften bekanntlich kürzer gefasst sind als in der Pflegebuchführungsverordnung. Die wesentlichen Daten zur Bewertung der wirtschaftlichen Lage hätten auch ohne Jahresabschluss zusammengetragen werden können. Durch die Einführung der kaufmännischen Buchführung bestand kein rechtlicher Grund mehr, für den Regiebetrieb Alten- und Pflegeheim eine eigene Buchführung zu betreiben. Deswegen ist mit der Einführung der DOPPIK die Entscheidung getroffen worden, den Bereich wieder zurückzuholen. Die nicht rechtskonforme, weil verspätete Erstellung der Jahresabschlüsse war und ist kein isoliertes Problem für den Bereich Alten- und Pflegeheim sondern gilt für den
Gesamthaushalt. Nach den haushaltsrechtlichen Vorschriften ist der Jahresabschluss für den Gemeindehaushalt innerhalb der ersten drei Monate des Folgejahres
aufzustellen. Insofern wäre aus diesem Grund auch keine erneute Ausgliederung zu rechtfertigen.
Fragen 26 bis 31:
Im Wesentlichen wird zu diesen Fragen Bezug genommen auf die Ausführungen in den Sitzungen des Verwaltungsausschusses am 23.04.2013 und 28.05.2013 sowie den Bericht von FSP. Im Übrigen findet derzeit eine weitere Untersuchung durch das Rechnungsprüfungsamt statt. Sobald der Abschlussbericht hierzu vorliegt, wird der Tagesordnungspunkt erneut aufgegriffen. In diesem Zusammenhang muss deutlich hervorgehoben werden, dass die Haushaltspläne 2009 bis 2012 insgesamt Defizite in Höhe von 134.000,00 € aus dem laufenden Geschäft und weitere 135.000,00 € für Sanierungsmaßnahmen enthalten haben. Die Sanierungsmaßnahmen sollten – wie bei den Haushaltsplanberatungen erörtert – nicht aus dem laufenden Jahr erwirtschaftet, sondern im Vergleich zur früheren kameralistischen Lösung als Maßnahme von der Gemeinde Edewecht getragen werden, da die Gemeinde entsprechende Abschreibungen erhalten hat. Demzufolge waren den Gremien von 716.000,00 € Defiziten (einschl. der außerordentlichen Ergebnisse) in den Jahren 2009 bis 2012 insgesamt 269.000,00 € bekannt (geplante Defizite aus dem lfd. Betrieb zuzüglich Sanierungen).
Insgesamt haben sich diese Planungsannahmen um rd. 447.000,00 € in den vergangenen vier Jahren verschlechtert. Die Hauptursache liegt im Haushaltsjahr 2012, in
welchem etwa die Hälfte der aufgelaufenen Defizite aufgetreten sind. In der Januarsitzung des Aufsichtsrates der AöR wurde hierzu eine erste orientierende Hochrechnung erläutert.